Phỏng vấn là một quy trình giúp doanh nghiệp tuyển dụng người tài. Kế hoạch phỏng vấn tốt cùng với chuyên môn của người phỏng vấn sẽ quyết định công ty bạn có tìm ra được nhân tài hay chỉ lầm tưởng một người bình thường là nhân viên làm việc xuất sắc. Dưới đây là những phương pháp phỏng vấn và ưu nhược điểm của phương pháp phỏng vấn mà bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cần biết để tránh việc tuyển dụng sai người.
1. Phỏng vấn tuyển dụng là gì?
Phỏng vấn tuyển dụng là hình thức vấn đáp thông qua việc gặp mặt trực tiếp tại nơi làm việc hoặc qua các hình thức trực tuyến. Điều này giúp cho nhà tuyển dụng tìm hiểu rõ hơn về ứng viên cũng như thái độ, kỹ năng và năng lực ứng viên đã trình bày trong CV.
Có thể nói, tình hình dịch bệnh trong năm qua là lý do khiến xu hướng phỏng vấn online qua các nền tảng như google meet, zoom tăng lên đáng kể.
2. Mục tiêu của cuộc phỏng vấn
Cuộc phỏng vấn diễn ra từ 15 – 45 phút thường nhằm các mục đích sau:
- Tìm hiểu về tính cách, thái độ, kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức của ứng viên trong thời gian làm việc. Đồng thời, thông qua các câu hỏi khéo léo, nhà tuyển dụng cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tâm lý và khai thác về ứng viên mà khi chỉ đọc CV thôi là chưa đủ.
- Xác định mục tiêu nghề nghiệp, nguyện vọng và hướng đi của ứng viên trong tương lai. Mong muốn về mức độ thăng tiến, tham vọng trong tương lai đồng thời thông qua đó, xác định xem ứng viên có phù hợp với định hướng để đồng hành lâu dài cũng doanh nghiệp hay không.
- Cuối cùng, thông qua các thông tin đã tìm hiểu về con người và kỹ năng ứng viên có, nhà tuyển dụng có thể tiến hành đánh giá về mức độ phù hợp công việc, văn hóa công ty. Từ đó, đưa ra quyết định tuyển chọn của mình.
3. Các bước chuẩn bị phỏng vấn
Để có một buổi phỏng vấn thành công, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị các bước sau:
- Lên lịch phỏng vấn
- Thời gian địa điểm
- Danh sách ứng viên
- Người phỏng vấn
- Yêu cầu đối với người phỏng vấn
- Tiến hành chuẩn bị phòng ốc và các vật dụng liên quan để buổi phỏng vấn trở nên chuyên nghiệp trong mắt ứng viên, góp phần nâng cao hình ảnh công ty trong mắt ứng viên.
Bên cạnh việc chuẩn bị cho 1 buổi phỏng vấn thành công, người phỏng vấn chuyên nghiệp cũng nên chuẩn bị kịch bản phỏng vấn cho riêng mình hoặc dành cho vị trí cần tuyển dụng. Đây là cách giúp người phỏng vấn có thể dễ dàng đo lường và đánh giá năng lực ứng viên.
4. Các phương pháp phỏng vấn phổ biến
Ưu nhược điểm của phương pháp phỏng vấn là vấn đề mà người phỏng vấn và nhà tuyển dụng phải nắm rõ để lựa chọn phương pháp phù hợp với văn hóa tổ chức, với vị trí cần tuyển dụng và phòng ban cần tuyển nhân sự. Lựa chọn phương pháp tối ưu nhất sẽ góp phần nâng cao hiệu quả phỏng vấn.
4.1 Dựa vào nội dung phỏng vấn
Phỏng vấn hành vi (Behavioral-Based Interview)
Đây là phương pháp phỏng vấn mà người phỏng vấn sẽ dựa trên kỹ thuật STAR để đặt câu hỏi cho ứng viên. Cụ thể:
- S (Situation): Những tình huống mà bạn đã từng phải giải quyết?
- T (Task): Những công việc bạn đã từng được cấp trên yêu cầu làm?
- A (Activity): Bạn đã làm những công việc nào trong trong lĩnh vực này/kia?
- R (Result): Bạn đã thành công hay thất bại và nó nằm ở mức độ nào?
- L (Learn): Bài học bạn rút ra được từ những tình huống đã gặp?
Về ưu điểm: dạng phỏng vấn này có thể giúp nhà tuyển dụng khai thác được kỹ năng mềm của ứng viên (kỹ năng xử lý tình huống, giao tiếp, kỹ năng phân tích, logic, phản biện…). Từ đó xác định thực lực và kỹ năng dành cho vị trí đang tuyển dụng có phù hợp hay không.
Về nhược điểm: Đương nhiên, thông qua câu trả lời này và trong thời gian ngắn ngủi của cuộc phỏng vấn, mọi đánh giá của nhà tuyển dụng chưa chắc đã chính xác. Một số ứng viên không giỏi trong việc giao tiếp có thể đánh mất ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng trong khi chuyên môn có thừa. Một số ứng viên khác vì khéo léo trong vấn đề giao tiếp và tự tin thể hiện bản thân, thậm chí là “làm màu” có thể đánh lừa người phỏng vấn thông qua đánh giá ban đầu. Chính vì vậy, việc đánh giá và đưa ra lựa chọn trong quá trình phỏng vấn cần được cân nhắc thật kỹ lưỡng.
Phỏng vấn tình huống (case interview)
Đối với phương pháp phỏng vấn hành vi, nhà tuyển dụng hoàn toàn chủ động để đưa ra các tính huống hóc búa để kiểm tra khả năng xử lý tình huống của ứng viên đến đâu. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong thực tế của ứng viên và người phỏng vấn.
Ví dụ:
- Khi gặp phải khách hàng khó tính và có quá nhiều yêu cầu khác nhau, bạn sẽ xử lý thế nào?
- Nếu tôi là khách hàng của bạn thì bạn sẽ thuyết phục thế nào để tôi mua quần áo của bạn?
Về ưu điểm: Đây là cơ hội tốt để nhà tuyển dụng đánh giá khả năng xử lý vấn đề của ứng viên – một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực.
Về nhược điểm: Không có nhược điểm nào quá hạn chế ở phương pháp này tuy nhiên để có lựa chọn khách quan nhất, nhà tuyển dụng cần áp dụng nhiều phương pháp phỏng vấn với nhau.
Phỏng vấn gây áp lực (stress interview)
- Tại sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ?
- Có điểm gì ở sếp và công ty cũ khiến bạn không hài lòng?
Đây có thể được xem là những câu hỏi “khó nhằn”, ít nhiều gây áp lực đến ứng viên. Nhất là đối với ứng viên không có khả năng giao tiếp và ăn nói tốt. Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng khai thác được khía cạnh phù hợp với văn hóa, môi trường công ty, đồng thời góp phần vào việc đưa ra một quyết định tuyển dụng đúng đắn hơn. Đó cũng chính là ưu điểm của phương pháp này.
Về nhược điểm: Nếu câu hỏi được đưa ra không khéo léo có thể khiến ứng viên cảm thấy mất thiện cảm với doanh nghiệp.
Phỏng vấn “mẹo” (puzzle interview)
Đôi khi những câu hỏi mẹo cũng khiến cho buổi phỏng vấn trở nên thú vị. Marketing, truyền thông là những ngành rất cần dạng câu hỏi này để kiểm tra và đánh giá khả năng sáng tạo, linh hoạt và trí thông minh của ứng viên.
4.2 Dựa theo hình thức phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp
Phỏng vấn trực tiếp tức là gặp mặt trao đổi trực tiếp. Đây là hình thức phổ biến nhất giúp cho đôi bên được dễ dàng tương tác với nhau. Đây là cơ hội mà nhà tuyển dụng luôn cần để được gặp gỡ, trao đổi, quan sát thái độ, ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt và biểu hiện của ứng viên.
Về ưu điểm: Giúp người phỏng vấn dễ dàng đánh giá ứng viên có phù hợp với vị trí công việc hay không.
Về nhược điểm: Phương pháp này có thể tốn nhiều thời gian công sức của đội ngũ tuyển dụng hơn.
Phỏng vấn qua điện thoại
Về ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của phương pháp phỏng vấn trực tiếp thì phỏng vấn qua điện thoại giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Về nhược điểm: Ngược lại, phương pháp phỏng vấn qua điện thoại lại không thể quan sát ứng viên, chỉ nghe giọng nói.
Phỏng vấn qua mạng Internet
Hình thức này đang ngày càng phổ biến hiện nay, nhất là trong thời điểm dịch bệnh phức tạp như hiện tại thì việc phỏng vấn qua internet là thực sự cần thiết.
4.3 Dựa theo cách thức tổ chức phỏng vấn
Phỏng vấn hội đồng (nhóm phỏng vấn)
Đây là hình thức phỏng vấn mà ứng viên sẽ đối mặt với hội đồng với nhiều phỏng vấn viên và trả lời tất cả các câu hỏi được đưa ra. Cách phỏng vấn này giúp đánh giá ứng viên một cách chính xác bởi được đánh giá từ nhiều người có chuyên môn và các câu hỏi cũng sắc sảo hơn. Nhược điểm duy nhất là dạng phỏng vấn này thường khiến ứng viên bị áp lực tâm lý.
Phỏng vấn nhóm
Ngược lại, phỏng vấn nhóm tức là một nhóm ứng viên cùng được phỏng vấn. Hình thức này cho phép ứng viên làm việc nhóm để cùng nhau giải quyết vấn đề được người phỏng vấn đặt ra. Khi sử dụng kỹ thuật phỏng vấn nhóm, bạn sẽ đánh giá được ứng viên toàn diện hơn. Ai là người có tố chất lãnh đạo, ai là người biết lắng nghe và kiểm soát tốt “cái miệng”. Ai lanh lẹ thông minh, tố chất của ứng viên sẽ dần được định hình trước con mắt quan sát của nhà tuyển dụng. Đây chính là ưu điểm lớn của kỹ thuật phỏng vấn này.
Tuy nhiên, có ưu thì nhược điểm cũng không tránh khỏi. Kỹ thuật này thường tốn thời gian, công sức của rất nhiều người.
Phỏng vấn cá nhân
Đây là hình thức khá phổ biến hiện nay. Người phỏng vấn là ứng viên đối mặt 1:1 và trao đổi, tương tác với nhau.
Về ưu điểm: Hình thức này giúp nhà tuyển dụng chỉ tập trung vào ứng viên.
Về nhược điểm: Thường khó đưa ra lựa chọn chính xác chỉ sau một thời gian tiếp xúc ngắn.
4.4 Dựa theo cấu trúc phỏng vấn
Phỏng vấn theo mẫu
Người phỏng vấn sẽ hỏi ứng viên những câu hỏi theo đúng kịch bản đã vạch sẵn. Các câu hỏi thường sẽ chú trọng vào các kỹ năng, kinh nghiệm mà vị trí tuyển dụng đang tìm kiếm. Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp thường có một bộ từ điển năng lực được chuẩn hoá và thống nhất để đánh giá đồng bộ các ứng viên.
Về ưu điểm: Tạo được sự công bằng – cùng một câu hỏi, cùng một hệ thống đánh giá, sự hơn thua giữa các ứng viên sẽ bộc lộ ngay lập tức. Hệ thống câu hỏi tập trung vào các kỹ năng cụ thể cũng sẽ giúp bạn đánh giá tiềm năng của ứng viên một cách tốt hơn.
Nhược điểm: Có thể bỏ lỡ ứng viên tiềm năng vì bộ câu hỏi mang tính “rập khuôn”.
Phỏng vấn không theo mẫu (tự do)
Linh hoạt hơn, dạng phỏng vấn không theo mẫu thường do người phỏng vấn tự do ứng biến và đặt câu hỏi theo câu trả lời của ứng viên. Điều này tạo thành một buổi trò chuyện tự nhiên hơn là một buổi phỏng vấn.
Về ưu điểm: Dễ dàng đào sâu và tìm hiểu tính cách của ứng viên. Nhịp điệu phỏng vấn cũng mượt mà, tự nhiên và thoải mái hơn.
Về nhược điểm: Thường sẽ không công bằng cho các ứng viên vì câu hỏi được đặt ra là khác nhau, mức độ đánh giá cũng khác nhau.
Để có một cuộc phỏng vấn tuyển dụng thành công, nhà tuyển dụng cần chú ý những lưu ý dưới đây:
- Xác định rõ thời gian, mục đích của cuộc phỏng vấn
- Thông báo trước với ứng viên về phương thức phỏng vấn và thành phần tham dự
- Lên danh sách các kỹ năng mà bạn tìm kiếm ở các ứng viên
- Xác minh hay kiểm tra tham chiếu những thông tin ứng viên đã ghi trong mẫu CV
- Lên kịch bản phỏng vấn và các câu hỏi phỏng vấn
- Chuẩn bị câu trả lời phù hợp cho câu hỏi của ứng viên
- Cảm ơn ứng viên đã đến tham dự phỏng vấn
- Lấy thông tin phản hồi từ ứng viên
- Ghi chép nhận xét ngay sau khi phỏng vấn
